很多产品说明书从功能菜单开始写，用户却只想知道“我现在怎么完成这个任务”。AI 可以把零散功能资料整理成说明书，但必须围绕用户任务组织，并写清每一步操作后应该看到什么，否则只是把功能清单换了一种说法。
说明书先写用户任务，不先写功能
先列出用户最常完成的任务，例如创建项目、导入资料、邀请成员、导出结果和恢复误操作。然后再把功能放到对应任务中。一个功能可能服务多个任务，不需要在开头重复介绍全部按钮。
原始资料来自产品会议和群聊时，可先用聊天记录转待办清单方法整理已确认功能；提示词结构不清楚时，可参考AI提示词完整写法。
一份可用说明书的 6 个模块
- 适用对象：谁在什么场景使用，哪些版本或权限适用。
- 开始前准备：账号、权限、文件格式和必要材料。
- 操作步骤：每一步的动作、界面位置和操作结果。
- 完成标准：用户怎样判断任务已经成功。
- 故障排查：现象、可能原因、恢复方法和转人工条件。
- 常见问题：高频疑问、限制条件和不支持范围。
可直接复制的产品说明书提示词
你是一名产品文档编辑。请根据我提供的产品资料，编写一份面向普通用户的使用说明书。说明书按用户任务组织，不按内部功能模块堆砌。
目标用户：[新手/管理员/普通成员]
产品版本：[填写版本和平台]
主要任务：[列出用户要完成的任务]
产品资料：[粘贴已确认的功能、界面名称、权限、限制和故障信息]
请输出：
1. 适用对象和使用场景
2. 开始前准备：账号、权限、材料和支持格式
3. 按任务编写操作步骤：步骤编号、用户动作、操作后应看到的结果、检查点
4. 完成标准：怎样确认任务成功
5. 常见故障：现象、可能原因、恢复步骤、何时转人工
6. FAQ：问题、简短答案、相关任务入口
7. 尚缺资料：无法从现有资料确认的界面、规则或限制
规则：
- 只使用已确认的产品资料，不编造按钮、菜单或功能
- 界面名称保持一致，不混用简称
- 每一步只写一个主要动作
- 操作后必须说明用户应该看到什么
- 涉及删除、覆盖、付费或权限变更时增加醒目提醒
- 无法确认时写“待产品人员确认”，不能猜测示例：导出报表步骤怎么写
不要只写“进入报表页面并导出”。更可执行的写法是：
- 在左侧导航选择“数据报表”。打开后应看到日期和部门筛选项。
- 选择统计日期与部门，确认页面顶部显示的筛选条件正确。
- 点击“生成报表”，等待状态变为“已完成”。
- 点击“导出 Excel”。下载后核对文件名、日期范围和记录数量。
每一步都包含可见结果，用户能够自行判断卡在哪个环节。
故障排查不要写成万能答案
“刷新页面或联系管理员”不是完整排查。应区分没有权限、文件格式错误、网络中断和任务仍在处理中。涉及账号、订单或个人资料时，不要要求用户在公开渠道提供敏感信息。
发布前验证
- 让一名不了解产品的人按文档完成一次任务。
- 检查界面名称、版本和截图是否一致。
- 确认删除、付费和权限操作有风险提示。
- 把测试中发现的问题加入 FAQ。